Assistente De Programa – SRHR, GS5

A posição Sob a orientação geral do Representante e a supervisão direta do Especialista do Programa de Saúde e Direitos Sexuais e Reprodutivos, o Assistente do Programa apoia a equipe do programa SDSR e é responsável por fornecer apoio programático e administrativo e logístico, gestão de documentos, para apoiar o planejamento do programa atividades de implementação e monitoramento dos Especialistas e Analistas do Programa alocados na equipe. Como você pode fazer a diferença O UNFPA é a principal agência da ONU para criar um mundo onde todas as gravidezes sejam desejadas, todos os partos sejam seguros e o potencial de todos os jovens seja realizado. O novo plano estratégico do UNFPA (2022-2025) centra-se em três resultados transformadores: acabar com as mortes maternas evitáveis; acabar com a necessidade não satisfeita de planeamento familiar; e acabar com a violência baseada no género e as práticas prejudiciais. Num mundo onde os direitos humanos fundamentais estão em risco, precisamos de pessoal ético e de princípios, que incorpore estas normas e padrões internacionais e que os defenda com coragem e plena convicção. O UNFPA procura candidatos que transformem, inspirem e produzam resultados sustentados e de alto impacto; precisamos de funcionários que sejam transparentes, excepcionais na forma como gerem os recursos que lhes são confiados e que se comprometam a entregar excelência nos resultados do Programa. Objetivo do Trabalho O Assistente do Programa fornece apoio programático, de investigação, de gestão administrativa e financeira à equipa e desempenha um papel fundamental no apoio ao planeamento e parceria, gestão eficaz de projectos para parceiros de implementação e equipas de projecto para a implementação do programa nacional. O assistente do programa seria responsável pela gestão administrativa eficaz de projetos/programas Auxiliar na preparação e monitoramento do OMP. Apoiar a preparação e revisão dos planos de trabalho anuais/trimestrais de projetos e programas, incluindo propostas de ações corretivas, eliminação progressiva de atividades e ações corretivas com base em visitas de monitoramento; Apoiar o registo de novos projetos no Atlas, levantar/processar requisições no Atlas, e garantir o acompanhamento atempado dos pedidos de pagamento direto a fornecedores ou adiantamento de fundos para projetos de acordo com os procedimentos e planos de trabalho aprovados. Apoiar a execução de tarefas de organização e acompanhamento de viagens/missões de colaboradores, parceiros e consultores ou especialistas bem como a organização de workshops, seminários, reuniões e revisão. Apoiar e manter um sistema de troca de informações internas e externas, com gerentes de projetos e parceiros. Preparar reuniões temáticas/técnicas com os supervisores e garantir que a documentação esteja completa e distribuída dentro do prazo. Realizar todos os preparativos logísticos, administrativos e financeiros necessários para o planeamento e realização bem-sucedidos de workshops técnicos, reuniões interagências, painéis de discussão, mesas redondas, missões e outros eventos organizados pelo pessoal do programa em estreita colaboração com a equipa de operações. Fornecer apoio logístico aos eventos do programa, coletando e compilando dados e informações para a preparação de documentos de eventos, discursos e posicionamentos. Preparar lista de participantes, gerenciar requisitos de viagens e vistos e levantar requisições no Atlas, além de distribuir materiais de eventos. Auxiliar o pessoal designado do programa na monitorização e acompanhamento do estado dos relatórios no que diz respeito aos relatórios anuais e finais e aos relatórios dos doadores. Traduzir documentos de trabalho do português para o inglês e vice-versa conforme necessário. Apoio à Investigação e Partilha de Gestão do Conhecimento Rever a correspondência recebida em relação aos eventos que estão a ser geridos, recolhendo e/ou preparando a informação necessária para a resposta/acção, e preparando os primeiros rascunhos de respostas aos inquéritos para acção pelos responsáveis ​​de supervisão relevantes. Gerenciar e manter um sistema de arquivamento preciso de projetos e de todas as contrapartes nacionais. Auxiliar no arquivamento, arquivamento e manutenção de listas de mala direta eletrônicas atualizadas sobre programas e assuntos técnicos. Contribuir para o upload e manutenção de informações selecionadas na intranet do UNFPA. Auxiliar na coordenação e gerenciamento de reuniões dedicadas com clientes; incluindo a organização de reuniões de equipe, preparação de atas, coordenação de reservas de salas de conferência e garantia de preparação de salas para reuniões. Preparar e distribuir atas em tempo hábil e auxiliar o coordenador da equipe no acompanhamento das ações acordadas e na implementação das tarefas. Fornecer efetivamente apoio geral à pesquisa a partir de registros e relatórios e preparar relatórios/resumos periódicos e ad hoc sobre atividades de programas e projetos. Programa eficaz, apoio financeiro e operacional Realizar todas as atividades de apoio em total conformidade com as regras, políticas, procedimentos e processos do UNFPA. Preparar planos de viagem para participantes em workshops e/ou eventos organizados pela equipe do Programa. Iniciar solicitação à Equipe de Operações para realizar atividades de aquisição para o workshop/evento planejado, coordenar e acompanhar de perto a Equipe de Aquisições para garantir que todas as providências necessárias estejam em vigor. Levantar requisições no ATLAS com informações em estreita consulta com a respectiva equipe do programa. Outros Atuar como backup em funções selecionadas para outros Associados do Programa durante sua ausência. Desempenhar quaisquer outras funções que lhe sejam exigidas pelo supervisor. Educação Qualificações e Experiência É necessário ter ensino médio completo. Desejável diploma universitário de primeiro nível em negócios/administração pública, finanças, economia ou disciplina relevante de ciências sociais. Conhecimento e Experiência Cinco anos de experiência relevante em gestão de projetos/programas em organizações privadas, nacionais e/ou internacionais. Proficiência em aplicativos de software de escritório atuais e um bom conhecimento básico de finanças e domínio de uma série de softwares financeiros e de planilhas. A experiência anterior na ONU é uma vantagem. É necessário bom conhecimento de ERP, PeopleSoft ou outro sistema integrado baseado na web. Boas habilidades de escrita e comunicação. línguas É necessária fluência oral e escrita nas línguas inglesa e portuguesa. Valores Competências exigidas Exemplificando integridade. Demonstrar compromisso com o UNFPA e o sistema da ONU. Abraçando a diversidade cultural. Abraçando a mudança. Competências Essenciais Alcance resultados. Ser responsável. Desenvolver e aplicar experiência profissional/visão de negócios. Pensar analiticamente e estrategicamente. Trabalhar em equipe/gerir a nós mesmos e nossos relacionamentos. Comunicação para causar impacto. Conjunto de habilidades funcionais Suporte logístico. Gerenciamento de dados, documentos, correspondências e relatórios. Gerenciando informações e fluxo de trabalho. Planejamento, organização e multitarefa. Gerenciando processos financeiros. Conhecimento do trabalho/conhecimento técnico. Compensação e benefícios Esta posição oferece um pacote de remuneração atraente, incluindo um salário líquido competitivo, seguro saúde e outros benefícios, conforme aplicável. Isenção de responsabilidade O UNFPA não cobra nenhuma taxa de inscrição, processamento, treinamento, entrevistas, testes ou outras taxas relacionadas ao processo de inscrição ou recrutamento. Notificações, cartas ou ofertas fraudulentas podem ser enviadas para a linha direta de fraude do UNFPA http://www.unfpa.org/help/hotline.cfm . De acordo com o Estatuto e Regulamento do Pessoal das Nações Unidas, as pessoas que se candidatem a cargos na categoria profissional internacional, que possuam o estatuto de residente permanente num país diferente do seu país de nacionalidade, podem ser obrigadas a renunciar a esse estatuto no momento da sua nomeação. Nota: A ONU não cobra nenhuma taxa nos processos de recrutamento.