Oficial de Suporte

Funções Sob supervisão do Gestor de Programa, o Oficial de Suporte é responsável pela execução de todas as actividades inerentes ao quotidiano de suporte administrativo e financeiro geral a nível da província, o que inclui contabilidade, procurement, logística e gestão patrimonial, assim como coordenação das acções de organização/gestão geral do escritório. As responsabilidades específicas incluem mas não se limitam às seguintes: Contabilidade Preparar correcta e atempadamente os resumos analíticos dos saldos de adiantamentos de fundos e obter confirmações necessárias Zelar pelo tratamento contabilístico da informação sobre as operações gerais da PSI, a nível regional, especialmente no tange à venda e distribuição Garantir a verificação criteriosa dos justificativos e posterior preparação de vouchers Garantir que todos os vouchers estejam correctamente registados no sistema QuickBooks Fazer reconciliações sistemáticas das contas bancárias Preparar, analisar e distribuir relatórios periódicos sobre adiantamentos de fundos Prestar apoio na planificação e orçamentação mensal e/ou anual de actividades Garantir a observância de todas as obrigações fiscais inerentes à área de contabilidade Coordenar a organização e arquivo metódico da documentação de âmbito contabilístico Administração Assegurar o funcionamento pleno e satisfatório dos serviços inerentes à recepção e imagem institucional a nível do escritório Controlar o envio e/ou recepção da correspondência Controlar a agenda diária dos motoristas e garantir a distribuição racional das tarefas Prestar apoio na preparação de diversa correspondência e outros documentos inerentes às actividades por si desenvolvidas Coordenar a limpeza/desinfecção e organização geral (interna e externa) dos escritórios Controlar e avaliar a qualidade dos serviços prestados pelas empresas de segurança privada e de limpeza contratadas pela PSI Interceder na requisição de aquisição dos materiais de escritório e produtos alimentares para copa (café, açúcar, etc.) zelando sempre pelo controlo dos consumos mensais Património Realizar a inventariação periódica do património e doutros bens da PSI a nível da província, garantindo que os dados físicos/existentes correspondam sempre aos registos efectuados Controlar os bens e actualizar sistematicamente a base de dados, assim como assegurar a execução das reconciliações periódicas junto com a Equipa de Finanças, a nível central Preparar e apresentar relatórios periódicos, ao seu supervisor, sobre o desenvolvimento das suas actividades nesta área e ser capaz de responder oportunamente sobre a situação patrimonial da PSI, a nível da províncial, sempre que lhe for solicitado Procurement Garantir que o Plano de Aquisições, a nível regional, esteja sempre actualizado e que a sua implementação seja eficientemente executado em conformidade com as políticas e procedimentos da PSI Coordenar o processo de aquisição de bens e serviços, em observância das regras dos doadores e demais políticas e procedimentos de Procurement vigentes na PSI Assegurar a inspecção da qualidade dos bens/serviços fornecidos, em coordencao com os departamentos requisitantes, antes da recepção/aceitação dos mesmos Logística & Frota Em coordenaçao com a equipa de Logística e Frota, realizar a gestão da frota e produção de relatórios de uso de viaturas, através do Log book e outros sistemas de monitoria em uso na organização Assegurar a realização de inventários/contagens físicas de bens, mensalmente, no armazém local e no do parceiro privado Zelar pela monitoria das transacções de inventário, assim como desenvolver relatórios de análise de inventario e suas variações Recursos Humanos Organizar e manter actualizados/confidenciais todos os ficheiros/processos individuais dos trabalhadores a nível do escritório provincial Garantir que todos documentos obrigatórios actualizados (Horário de Trabalho, Plano de Férias, Apólice de Seguro de Acidentes de Trabalho, Regulamento Interno aprovado, etc.) estejam sempre disponíveis a nível do escritório provincial Coordenar o preenchimento correcto e envio atempado de Timesheets à equipa de RH Prestar apoio na realização, finalização e envio das Avaliações Anuais de Desempenho dentro do prazo definido pela Equipa de Recursos Humanos Em coordenação com a Equipa de Recursos Humanos, a nível central, interagir com as autoridades de tutela laboral, sobretudo com o INSS para tramitação de processos diversos Requisitos Formação média ou superior em contabilidade, auditoria ou gestão financeira No mínimo cinco anos de experiência em contabilidade, consolidada em trabalho em ONG’s Proficiência na utilização do sistema QuickBooks, MS Office e outros softwares relevantes Experiência relevante em actividades gerais de suporte administrativo, principalmente no que tange à logística, frota e gestão de armazéns (recepção, inventariação e movimentação de stocks) Domínio da fiscalidade e demais normas que regem a área de contabilidade/finanças Excelente capacidade de coordenar actividades, supervisionar, capacitar e motivar pessoas Elevada personalidade, capacidade de análise, organização e negociação Conhecimento das regras e regulamentos dos doadores internacionais Proficiência na comunicação oral e escrita em português, e conhecimentos sólidos de inglês Dinamismo, integridade e habilidade de pensar/trabalhar de forma independente Predisposição e orientação estratégica para executar múltiplas tarefas dentro da equipa Nacionalidade moçambicana Notas Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados