Oficial Administrativo

Resumo do Trabalho A/O Oficial Administrativo é ajudar o Coordenador Administrativo e de Logística a garantir uma administração diária eficiente, económica e profissional do escritório de Pemba. Ele/ela apoia os aspectos logísticos da aquisição de bens e serviços para o escritório, organiza transporte, viagens e acomodação para funcionários e visitantes e interage com os principais fornecedores, incluindo agentes de viagens, hotéis e prestadores de serviços de limpeza e segurança de escritório. Ela/ele apoia a garantia de que as operações administrativas da CARE Moçambique sejam realizadas de forma eficiente e em alinhamento com as políticas, procedimentos e padrões operacionais estabelecidos para que as actividades possam ser implementadas sem problemas, dentro do prazo e do orçamento. Ele/ela será responsável por garantir que todos os materiais de escritório necessários sejam adquiridos, estejam consistentemente disponíveis e que o uso de materiais de escritório seja rastreado e controlado para obter a máxima relação custo-benefício. Ele/ela também será responsável por ajudar a garantir que os veículos da CARE baseados em Maputo estejam em bom estado de conservação e sejam submetidos a manutenção programada no momento apropriado. Deve ser um solucionador de problemas proativo, automotivado e enérgico. Fortes habilidades relacionais e a capacidade de trabalhar bem com funcionários e visitantes de diversas origens culturais são requisitos essenciais. Ele/ela deve responsabilizar-se pela prestação de serviços eficaz e eficiente a todas as principais partes interessadas, bem como por um forte foco no atendimento ao cliente. Ele/ela deve demonstrar altos níveis de integridade, atenção ao controle de custos e eficiência e a capacidade de compreender e cumprir políticas, processos e regulamentos organizacionais. Responsabilidades Responsabilidade do trabalho #1: Suporte ao gerenciamento de ativos e escritório Gestão dos activos do escritório mantendo um registro de activos actualizado, rotulando todas as propriedades de forma adequada; Apoio na gestão e rastreio da utilização, registo e manutenção de veículos em Maputo, em linha com as directrizes de gestão de frota da CARE; Implementar medidas de controle de custos para controlar os custos de táxi e evitar o uso excessivo do prestador de serviços de táxi contratado pela CARE; Estabelecer ligação com prestadores de serviços para manutenção e assistência aos activos da CARE; Manter stock aceitável e reordenar níveis de material de escritório; Supervisionar o trabalho dos guardas de escritório, empresa de limpeza, jardineiros e trabalhar com o gestor e com a equipe financeira para processar pagamentos a esses prestadores de serviços. Responsabilidade do trabalho #2: Suporte a aquisições Fornecer suporte em compras off-line e estabelecer contacto com fornecedores relevantes; Levantar requisições de compra (PRs) prontamente, entrando em contacto com a equipe de programas conforme necessário para garantir que o nível necessário de detalhe e especificidade seja incluído; Compilar a documentação necessária de novos fornecedores e concluir o processo de configuração do fornecedor; Organizar viagens e acomodações para funcionários e visitantes e preparar solicitações de pagamento relacionadas a viagens aéreas e acomodações em hotéis. Responsabilidade do trabalho #3: Atendimento administrativo e ao cliente Gerir o fluxo de visitantes, correio e outras entregas para o escritório de Maputo e garantir que sejam direcionados aos destinatários corretos e que as entregas sejam documentadas conforme necessário; Garantir que as salas de reuniões de Maputo estejam adequadamente organizadas para eventos e que sejam fornecidas bebidas e lanches, se solicitado; Receber e classificar correspondência diária e encaminhá-la adequadamente; Actualizar calendários e agendar reuniões; Tarefas administrativas conforme atribuídas, incluindo arquivamento, fotocópia, digitalização; Atender chamadas telefônicas recebidas e chamadas diretas para o funcionário apropriado; Preparar processos para pagamento. Requisitos Qualificações e Experiência Licenciatura ou Bacharelado em Contabilidade, Gestão de Negócios, Administração, Logística ou uma área relacionada; Pelo menos três anos de experiência trabalhando em administração, logística ou compras; Fortes habilidades de negociação e comunicação; Proactividade demonstrada e alto nível de habilidades de resolução de problemas; Capacidade de tomar iniciativa para lidar com desafios encontrados no trabalho diário; Alto nível de flexibilidade e capacidade de adaptar ou alterar prioridades de acordo com as novas demandas do trabalho; Trabalhar em equipe com forte orientação para atendimento ao cliente e capacidade de permanecer calmo e profissional sob pressão; Alto nível de competência com aplicativos MS Office, incluindo Word, Excel, Powerpoint e Outlook; Fortes habilidades de comunicação oral e escrita em Inglês e Português. Benefícios Oferecemos um pacote de compensação competitiva e a possibilidade de construir uma carreira no sector de desenvolvimento, através de um engajamento a longo prazo e acesso aos recursos e experiência pelo mundo. Exigências Curriculum Vitae citando o nome da posição. Nota: Esta vaga está aberta apenas para Cidadãos Moçambicanos. A CARE Moçambique é um empregador com Igualdade de Oportunidades. Incentivamos candidaturas de mulheres, as pessoas com deficiência e outros grupos desfavorecidos. Não toleramos qualquer tipo de assédio, Abuso e Exploração Sexual entre trabalhadores, Parceiros de Implementação e Beneficiários. Não fazemos nenhum tipo de cobranças para nenhum tipo de contratação e não procedemos por via de agentes de recrutamento.Nota. Só os candidatos selecionados serão contactados. Processo de Candidatura Endereço: Av. da Marginal, no Bairro Maringanha, Cidade de Pemba – Cabo Delgado Fonte: https://emprego.mmo.co.mz/vaga/para-oficial-administrativo-care-2/