Assistentes Administrativos E Logísticos

Introdução A Associação Progresso é uma organização não governamental moçambicana, de carácter associativo, sem fins lucrativos, que tem por objectivo social contribuir para o desenvolvimento sustentável das comunidades de base, com particular atenção para a mulher e a criança, visando a elevação das condições de vida da população e o aumento da sua capacidade de participação e gestão nos processos de desenvolvimento. A Associação Progresso está desde 2022, junto com a WEI – World Education Inc. e um consorcio de organizações locais, a implementar o programa SABER que é financiado pelo USAID. O programa tem como objectivo (i) contribuir para melhoria da qualidade de instrução para o desenvolvimento das habilidades de oralidade, leitura, compreensão e matemática da 1ª à 6ª classe; (ii) contribuir para uma transição bem-sucedida entre os ciclos de aprendizagem; (iii) monitoria do cumprimento do programa de ensino nas escolas-alvo. O programa é implementado em vinte e um (21) Distritos das Províncias de Nampula e Zambézia. Como membro do consórcio a Associação Progresso tem como principal responsabilidade desenvolver materiais do ensino bilingue e garantir o uso efectivo dos materiais desenvolvidos, contribuído deste modo para alcançar os seguintes resultados intermediários: IR 1: Ensino de leitura e matemática de qualidade ministrada nas 1ª – 3ª classes com remediação e prontidão para transição para L2; e IR2: Ensino de leitura e matemática de qualidade, na de 2º ciclo, reforçando a transição para L2; e IR3: Quantidade prescrita de tempo dedicado ao ensino de leitura e matemática ministrado nas escolas-alvo. Portanto, no âmbito de expansão das actividades do programa SABER para as províncias de Cabo Delgado e Niassa, a Associação Progresso pretende contratar para o seu quadro de pessoal três (03) Assistente Administrativo e Logístico, sendo um/a para Niassa (Cuamba), um/a para Nampula, e um/a para Cabo Delgado (Pemba). Descrição do Cargo Assistente Administrativo e Logístico será responsável em dar suporte todas as áreas da instituição relacionados aos aspectos de Administrativos, contabilísticos e logísticos. Tarefas e Responsabilidades Assistente Administrativo e Logístico reporta directamente ao Oficial de Finanças e tem como principais tarefas e responsabilidade: Administração Efectuar a verificação e o pagamento de irps e inss, dentro do prazo; Dar apoio logístico e gestão do escritório (procurações, certidões das finanças, inss e tribunais); Prestar apoio na gestão dos recursos da organização e na gestão interna do escritório; Fazer o controle das contas do banco, mantendo actualizados os livros diários de bancos, folhas de caixa, emissão de cheques e as reconciliações bancárias; Apresentar a direcção da progresso o processo de contas de cada mês; Elaborar orçamento mensal do escritório; Zelar pela correspondência; Fazer o processo de procurment das compras; Manter os arquivos actualizados; Prestar diversas tarefas de complexidade similar na área administrativa incumbidas pela coordenação que se julgue capacitado/a; Efectuar pagamentos após a existência de todo expediente de procurement (termos de referência, dados do concurso, convite, analise das propostas, contracto, Factura, Formulário de viagem, Livro de Bordo, Guia de Entrega/remessa e/ou relatório) aplicando as normas internas da PROGRESSO e as normas requeridas pelos doadores; Proceder com a contagem física semanal de caixa; Manter um registo diário de todas operações no PRIMAVERA, e produzir a Posição financeira diária; Manter os arquivos actualizados; Garantir o envio em tempo útil todos processos pagos à Contabilidade Central. Procurement e Logística Executar todos os processos de logística e Procura, com base em requisições autorizadas; Efectuar a aquisição de bens e serviços para as actividades do programa, avaliação de propostas e qualificação de fornecedores, gestão de tempo e cumprimento de prazos, de acordo com o Manual de Procedimentos Administrativos, e as Políticas da PROGRESSO e dos Doador; Manter uma lista de fornecedores pré-qualificados que tenha fornecedores categorizados por mercadorias e serviços e actualizar semestralmente/anualmente; Manter registos e contactos com prestadores de serviços e oficinas locais de reparação/manutenção, e realizar comparações de preços entre eles, a fim de obter as melhores ofertas; Trabalhar em coordenação com empresas de catering e o ponto focal do evento para garantir que as refeições facturadas correspondam à lista de participantes, documentando e relatar quaisquer discrepâncias ao supervisor, dentro de 24 horas; Estabelecer e manter bons contactos com fornecedores, pessoal do Governo, Doadores e outros parceiros com relação a questões logísticas. No Armazém Coordenar com os Guardas a recepção de mercadorias; Assegurar que os sistemas de controle de estoque estejam actualizados e certificar que os estoques sejam precisos a luz da dinâmica do Programa; Garantir a compilação do stock diário/semanal ou mensal e outros relatórios de armazém, conforme solicitado; Documentar e garantir que todos os materiais/equipamentos sejam entregues no destino final de maneira adequada e de acordo com o pedido. Garantindo que os materiais recebido e entregue estejam acompanhados com uma Guia/Nota de entrega; Manter registo de notas de entrega com assinaturas individuais e Carimbos dos beneficiários finais; Garantir a verificação da qualidade e quantidade dos materiais/equipamento recebida, registar detalhes nas respectivas guias e proceder com a devida entrega em boa forma; Assegurar que o armazém está sempre arrumado, limpo e livre de insectos, roedores e fungos. Responsabilidades Transversais Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de responsabilidade, definindo e implementando acções que visem promover a racionalidade de funcionamento, a melhoria contínua, a qualidade da execução, e a minimização dos custos das actividades desenvolvidas. Requisitos Qualificações Mínimas Exigidas Assistente Administrativo e Logístico deverá reunir os seguintes requisitos: Ensino Superior em Contabilidade; Experiência mínima de 4 anos em funções similares; Conhecimento do software primavera. Conhecimento de MS Office (Word, Excel); Capacidade de elaboração de orçamentos e relatórios contabilísticos; Alto nível de sigilo profissional; Capacidade para fornecer orientação e organização para melhor qualidade de trabalho. Duração do Contrato O contracto inicial tem a duração de um ano e poderá ser renovado por mais anos durante a vida útil do projecto que é de cinco anos. A renovação dependerá de uma avaliação anual positiva de desempenho. Entretanto, o(a) Assistente Administrativo e Logístico será avaliado numa base continua sendo que, a avaliação anual de desempenho factor chave para a avaliação sobre a necessidade de continuação dos serviços contratados. A Associação Progresso poderá rescindir o Contrato com pré-aviso de 60 dias, sem que haja lugar a qualquer tipo de compensação.